Workflow documentale: semplifica la gestione dei contratti immobiliari con Datlas

Semplificazione, rapidità e monitoraggio: le soluzioni di BPA – Business Process Automation cambiano la gestione del workflow documentale in ambito immobiliare, consentendo di concludere velocemente le pratiche ed evitando che si creino intoppi dovuti a errori o lungaggini. La digitalizzazione e l’automatizzazione di questi processi sono risultate cruciali in particolare durante il periodo del lockdown, per occuparsi in modo efficiente da remoto dei contratti immobiliari garantendo la business continuity delle realtà del settore. Un caso interessante per capire i vantaggi della BPA per il workflow documentale immobiliare è l’impiego della soluzione di Datlas a beneficio di un cliente internazionale che ha potuto rivoluzionare i propri processi.

Perché automatizzare il workflow documentale in campo immobiliare

Bisogna evidenziare innanzitutto che tra i processi coinvolti nella spinta alla digitalizzazione imposta dal periodo di restrizioni a causa della pandemia, ci sono anche quelli che riguardano la gestione dei contratti immobiliari. Infatti, nella fase di lockdown è stato necessario, per garantire la continuità operativa delle realtà del mercato immobiliare, e di conseguenza creare un processo che funzionasse perfettamente da remoto e fosse del tutto tracciabile. Un intervento importante anche per professionisti e commercianti in procinto di concludere accordi per nuovi immobili in cui occuparsi della propria attività: grazie alla possibilità di gestire da remoto le pratiche si possono limitare intoppi e conseguenti ritardi. Ma se la pandemia ha portato questa crescita di consapevolezza riguardo ai vantaggi della digitalizzazione in tale ambito, ovviamente va sottolineato che si tratta di una leva strategica da adottare anche in tempi di normalità, per i benefici in termini di comodità e risparmio di tempo e costi che l’informatizzazione dei flussi di lavoro comporta.

In particolare, per semplificare il lavoro degli impiegati preposti al compito di gestione dei contratti immobiliari è indispensabile dotarsi di una soluzione di Business Process Automation, come la piattaforma Dome di Datlas. Tali strumenti di BPA, infatti, rendono più facile occuparsi del workflow documentale, per esempio smistando in modo adeguato la corrispondenza e destinandola agli uffici competenti, ma anche di introdurre un sistema di notifiche e scadenze tra le varie fasi del processo in modo da renderne possibile il monitoraggio e tenere sempre aggiornato il cliente. Si riducono in questo modo sia la possibilità di commettere errori che l’effort degli impiegati per compiti lunghi e gravosi, con l’effetto di limitare gli ostacoli e rendere più rapida la conclusione del processo.

Datlas per il workflow documentale: il caso

Un caso interessante affrontato da Datlas in questo ambito riguarda l’introduzione della Business Process Automation per automatizzare il workflow documentale per un importante cliente internazionale. L’esigenza era migliorare la performance, erogare SAC immobiliari con notevoli risparmi di tempo e una più efficiente gestione dei follow up per seguire gli iter autorizzativi, ma anche ottenere un sistema di alert per monitare i processi e introdurre un desk virtuale su argomenti chiavi delle policy aziendali. L’applicativo di Business Process Automation di Datlas ha permesso di rivoluzionare il workflow documentale, digitalizzando le operazioni, attraverso la personalizzazione della soluzione in base alle esigenze del cliente. Sono stati completamente automatizzati i processi di ingaggio del referente, quelli relativi all’indirizzare correttamente l’attività, oltre al monitoraggio degli avanzamenti e dei referenti coinvolti, nonché le comunicazioni.

Nello specifico, la soluzione Datlas ha consentito di intervenire sul processo di ingaggio dei referenti coinvolti nelle diverse fasi, iter che è stato possibile dunque svolgere in modalità automatica, mediante invio di e-mail. Un aspetto importante in quanto ha un impatto diretto sui tempi di gestione di una pratica, i quali vengono ridotti in modo notevole garantendo l’ingaggio puntuale degli utenti che devono essere coinvolti man mano che avanza il processo, senza che gli stessi debbano personalmente monitore con costanza il processo per vedere a che punto si è arrivati, o ritagliare del tempo per allinearsi con il proprio gruppo di lavoro. Si riduce anche il rischio di errori, perché il sistema di Datlas permette di indirizzare le attività in carico a ciascun referente aiutandolo nell’operatività quotidiana e riducendo così la possibilità di commettere errori.

Il tracking automatico degli avanzamenti di stato, delle principali azioni effettuate dagli utenti e dei relativi metadati eventualmente inseriti ha permesso inoltre di avere sempre il controllo dello stato di avanzamento della pratica. A supporto del monitoraggio, inoltre, la soluzione Datlas ha consentito di emettere SAC immobiliari che si possono consultare on demand per verificare la correttezza dell’operato dei coinvolti e condividere commenti. Tutto ciò ha contribuito a rendere più snello il workflow documentale e a semplificare le attività, permettendo di concludere in tempi stretti le pratiche.