Centralizzazione e Automazione: una Gestione Documentale Evoluta

Esigenza Iniziale:
Il cliente, specializzato nei servizi assicurativi, necessitava di una soluzione avanzata per digitalizzare e centralizzare la gestione documentale relativa a sinistri e polizze. La richiesta includeva:

• Fatturazione elettronica attiva e passiva con archiviazione conforme alle normative vigenti.
• Un portale per la gestione multicanale delle comunicazioni con opzioni di firma elettronica.
• Tracciabilità in tempo reale delle attività documentali per migliorare il monitoraggio dei processi e la collaborazione con i partner commerciali.

Soluzione Implementata:
Datlas Group ha realizzato per il cliente una piattaforma integrata composta da tre aree funzionali chiave:

1. Digitalizzazione e Fatturazione Elettronica
   • Implementazione di un sistema automatizzato per la gestione delle fatture elettroniche (attive e passive) con conservazione digitale a norma.
   • Digitalizzazione documentale relativa a sinistri e polizze tramite protocolli FTP e invio postale, garantendo rapidità e sicurezza nella gestione.
2. Portale per la Gestione delle Campagne Multicanale
   • Sviluppo di un sistema di comunicazione integrato per l’invio di documenti tramite e-mail, PEC e stampa tradizionale.
   • Implementazione della firma elettronica semplice, con possibilità di aggiornamento a firma avanzata per esigenze specifiche, rendendo i processi di adesione e approvazione più rapidi e intuitivi.
3. Automazione degli Invii e Monitoraggio in Tempo Reale
   • Soluzioni centralizzate per l’invio massivo di documenti con notifiche automatiche.
   • Introduzione di un sistema di tracciamento in tempo reale per monitorare lo stato delle firme, garantendo maggiore trasparenza e controllo sull’intero ciclo documentale.
   • Archivio digitale centralizzato per un accesso immediato e sicuro alla documentazione, migliorando l’efficienza operativa.

Risultati Ottenuti:
La trasformazione digitale del cliente ha ottimizzato la gestione documentale, migliorando il monitoraggio delle operazioni e la collaborazione con le agenzie. Di seguito, i principali risultati ottenuti:

• 4.492 PEC inviate, con un sistema centralizzato che assicura precisione e tempestività nella comunicazione.
• 5.822 documenti condivisi tra sinistri, polizze e altre tipologie documentali, automatizzando l’intero flusso di gestione.
• 66% di documenti firmati digitalmente (3.854 su 5.822), con processi semplificati che hanno favorito una maggiore adesione da parte degli agenti.
• 3.149 agenzie raggiunte, garantendo una diffusione capillare delle comunicazioni e un’adesione più rapida alle campagne di incentivazione e alle nuove collaborazioni.

Il cliente ha consolidato un modello operativo altamente efficiente, orientato alla velocità, alla tracciabilità e all’automazione, rafforzando il proprio ruolo di leader nel settore assicurativo.