Onboarding clienti: processo più semplice e veloce con Datlas

Semplificazione, riduzione della carta e, in generale, risparmio sia sul fronte dei costi che del tempo: grazie alla business process automation, l’onboarding clienti diventa un processo più facile e sicuro. Un notevole vantaggio nei settori assicurativi e bancari, dove la grande quantità di documenti da smistare, di dati da gestire in modo conforme alle normative e di richieste da soddisfare può creare intoppi e rallentamenti, con il rischio di rendere meno efficiente il servizio. Al contrario, con l’implementazione di un sistema di BPA si potranno superare i nodi operativi e gestionali riducendo l’effort del personale e rendendo soddisfatta la propria clientela. Per svolgere al meglio queste attività e raggiungere tali obiettivi di efficacia, è necessario fare affidamento su una piattaforma informatica appositamente strutturata per risolvere le problematiche insite nei processi di onboarding. Come Dome, la soluzione modulare firmata Datlas.

Onboarding clienti, perché la BPA è fondamentale

Per comprendere appieno l’efficacia di una soluzione di BPA è bene in primis approfondire quali sono i principali problemi legati al processo di onboarding clienti, gestito in modo tradizionale senza automazione. Innanzitutto, è bene sottolineare che in precedenza la sottoscrizione di un contratto avveniva su documenti cartacei, con firma autografa e di conseguenza imponeva anche la gestione di un archivio cartaceo. Adottare una soluzione di BPA porta benefici sul fronte della dematerializzazione, che consistono:

• nell’eliminazione di archivi cartacei a favore di archivi digitali;
• conseguente riduzione dei costi legati agli spazi;
• maggiore attenzione alla sostenibilità ambientale.

Inoltre, la gestione delle attività di onboarding con metodi tradizionali risulta per il cliente poco efficiente, con maggiori impatti sulle risorse interne in termini di tempo e di operatività. Le soluzioni di business process automation intervengono riducendo i tempi di attivazione del servizio e sottoscrizione del contratto. Questo è possibile perché si ha a disposizione un unico strumento completamente digitale e flessibile grazie alla tecnologia cloud.

Un ulteriore problema riscontrato è quello di individuare le corrette soluzioni digitali al fine di garantire la validità legale della documentazione, per avere a disposizione un processo pienamente compliant alle normative di settore, automatizzato, con una netta riduzione del rischio di errore nei processi di lavorazione. La BPA interviene in questo ambito garantendo sicurezza e adeguamento alle regole.

Senza automatizzazione poi emerge la difficoltà di gestione e monitoraggio completa nei diversi stadi di avanzamento del processo di onboarding clienti, con il rischio di una scarsa ottimizzazione dei tempi e una tracciabilità scadente delle performance degli operatori. Ne consegue una difficoltà a individuare le aree in cui è necessario apportare miglioramenti. La business process automation invece consente di ovviare a queste tematiche offrendo moduli di monitoraggio e tracking in grado di analizzare ogni fase di avanzamento del processo.

Onboarding clienti, i vantaggi della BPA con Datlas

Datlas propone una soluzione di BPA che, grazie ai suoi moduli applicativi, rende l’iter di onboarding clienti più semplice e rapido. I servizi disponibili grazie a questo strumento sono:

• Data collection: è possibile gestire in modo automatizzato la raccolta dei dati e della documentazione dei clienti.
• Document composition: il sistema automaticamente si occuperà di generare il documento da sottoscrivere nell’ambito del processo, come per esempio il contratto.
• Identificazione: il cliente viene identificato in modo sicuro e senza errori, in modo poi da procedere all’attivazione del servizio di firma elettronica.
• Firma elettronica: la soluzione permette di gestire la firma elettronica semplice e quella avanzata dei documenti prodotti, servendosi anche del riconoscimento a distanza tramite Self-ID.
• Workflow autorizzativo: la soluzione consente di svolgere in modo snello e rapido l’iter autorizzativo per procedere poi alla firma di un contratto, che può essere approvato, rifiutato o modificato. Un processo che può coinvolgere fino a cinque persone in contemporanea, semplificando molto le comunicazioni.
• Orchestrazione processo e gestione integrazione sistemi esterni: la soluzione può essere integrata via API standard con i sistemi esterni, come l’ERP aziendale.

Sintetizzando, i benefici che derivano dall’introduzione della soluzione sono:

• Semplificazione e digitalizzazione dei processi di onboarding clienti.
• Riduzione dei costi e ottimizzazione dei processi.
• Eliminazione degli archivi cartacei a favore di archivi digitali.
• Introduzione di soluzioni digitali che garantiscano la validità legale della documentazione nativa digitale.
• Riduzione del rischio, grazie all’introduzione delle firme elettroniche semplice e avanzata.
• Accessibilità da qualsiasi device, con fruizione in italiano e in inglese.
• Innalzamento dei livelli di customer experience e customer journey.

I processi di onboarding clienti vengono dunque svolti in modo più rapido, più semplice e più efficace, con soddisfazione di tutte le parti coinvolte.