Know your customer: come accelerare l’avvio del contratto senza correre rischi

Non si possono commettere errori nelle procedure di KYC – Know your customer, d’altro canto è importante garantire anche che l’iter di controllo sia rapido ed efficiente evitando al cliente lunghe attese. Raccogliere informazioni sul proprio cliente al fine di sottoscrivere contratti in maniera sicura e rispettosa delle regole è una priorità per le società di settori come per esempio quello bancario, quello assicurativo o ancora per le aziende del mondo Telco: svolgere il processo unicamente in modo tradizionale può portare a difficoltà nella gestione del lavoro, intoppi e difficoltà nel monitoraggio e nella validazione. Ne consegue che la soluzione ottimale per rispondere alle esigenze di business in compliance alle normative, come quella antiriciclaggio per esempio, sia l’automatizzazione del processo. Questo è possibile attraverso un’apposita soluzione di BPA – Business Process Automation.

Know your customer, perché la BPA è la soluzione

Nel momento in cui si sta affrontando un processo di onboarding di un cliente, oppure si vuole consolidare un rapporto con un cliente già sotto contratto, può essere necessario ricorrere a procedure di KYC – Know your client. La raccolta di dati e informazioni sul cliente è richiesta per verificare per esempio che il soggetto con cui si andrà a stipulare un contratto non abbia problemi con la giustizia, che non ci siano particolari sospetti relativi a società, partecipazioni o fondi e conti in Paesi offshore inseriti in black list o che non abbia condotto attività che possono rimandare al finanziamento di gruppi terroristici.

I criteri di valutazione sono stabiliti dalla normativa e permettono di condurre la verifica senza trascurare alcun dettaglio. Per controllare ogni dettaglio, risulta fondamentale svolgere un attento monitoraggio che, se condotto tradizionalmente demandando l’impegno unicamente agli operatori degli uffici, può risultare estremamente lungo, gravoso e complesso, con il problema che si possano non reperire o trascurare documenti che magari possono preservare l’azienda da eventuali rischi. Una situazione che l’implementazione di un’adeguata soluzione di automatizzazione del processo aiuta a superare, rendendo più facile e veloce l’intero processo.

I vantaggi della BPA per le procedure know your client

Utilizzare uno strumento in grado di digitalizzare completamente il processo di KYC – know your client permette di:

• Svolgere accurati controlli, recependo le documentazioni ed estrapolando dati sotto diverse forme, dalle immagini al testo in linguaggio naturale, da diverse fonti, in modo da avere il quadro completo della situazione.
• Monitorare l’intero processo, totalmente digitalizzato.
• Compliance alle regole in materia di data protection e privacy, in primis espresse dal regolamento europeo GDPR.
• Rispetto delle normative in materia di antifrode, antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo.

Oltre a ciò, l’automatizzazione del processo di know your client permette di rendere l’iter più veloce, perché, grazie alla digitalizzazione la raccolta e l’analisi della informazione, oltre alla loro ricerca ed estrapolazione, viene svolto direttamente dal sistema, senza richiedere sforzi eccessivi agli impiegati degli uffici preposti. Si riduce inoltre il rischio di commettere errori o di non essere adeguati alle normative specifiche, sia in materia di privacy sia di antifrode e antiriciclaggio, dunque, si hanno maggiori garanzie in fase di sottoscrizione del contratto.

Perché sia possibile cogliere questi benefici, è utile adottare una soluzione modulare e flessibile, basata su un’architettura cloud, che possa essere integrata con i sistemi aziendali come l’ERP o il CMS. La possibilità di implementare un adeguato workflow per rendere più veloci le comunicazioni tra i vari livelli aziendali, oltre a garantire un costante monitoraggio dell’avanzamento delle pratiche, permette di evitare lungaggini nei processi di validazione e, in generale, nella gestione dei contratti. Importante, inoltre, che la soluzione informatica abbia un’interfaccia user friendly e sia semplice da utilizzare anche senza competenze specifiche nel campo della programmazione.