Onboarding platform: scopri i vantaggi per il settore Education

Una onboarding platform flessibile e in grado di automatizzare i processi è la soluzione adatta per le organizzazioni del settore Education che desiderano rendere più semplici le attività di relazione tra l’istituto e studenti, insegnanti, attori coinvolti in stage e collaborazioni. Rendendo del tutto digitale l’iter, infatti, si tagliano tempi e costi, le operazioni di data entry e le verifiche sui documenti possono essere svolte con accuratezza riducendo il rischio di errori, permettendo anche un più efficace scambio di comunicazioni tra le parti. Insomma, in generale i flussi di lavoro diventano più snelli, con la conseguenza di una maggiore efficienza che si riflette sulla soddisfazione di tutti i soggetti coinvolti.

Onboarding platform, perché è indispensabile per il settore Education

Le realtà del settore Education, come istituti scolastici, università, enti di ricerca ma anche associazioni si ritrovano quotidianamente a dover gestire processi di onboarding relativamente, per esempio, all’avvio di attività, inserimento di nuovo personale, sottoscrizione di contratti, iscrizioni degli studenti a percorsi di studio. Una soluzione di onboarding platform può rivoluzionare il lavoro degli uffici amministrativi in questi contesti, rendendo più semplice la gestione di tali attività grazie all’implementazione di modelli di BPA – Business process automation che, basandosi su soluzioni di intelligenza artificiale, permettono di automatizzare i processi riducendo di conseguenza il carico di lavoro degli operatori.

I vantaggi, considerando questi aspetti, sono una netta riduzione dei tempi di gestione delle pratiche, con conseguente contenimento dei costi, verifiche più accurate con minor rischio di commettere errori, per esempio nelle attività di data entry, e in generale più sicurezza sia sul fronte della tutela dei dati che su quello della protezione di documenti e infrastrutture per via di un’accresciuta possibilità di controllo di tutte le operazioni. Non solo: sistemi di alerting automatizzati permettono a tutte le parti coinvolte di rimanere sempre aggiornati sull’avanzamento delle pratiche, condividendo informazioni anche tra livelli e uffici diversi in modo fluido e veloce. Benefici dati dalla trasformazione digitale dei processi, condizione che, una volta che se ne è testata l’efficacia, può avere l’impatto più in generale di spinta all’innovazione anche di altre attività.

A cosa serve una onboarding platform in ambito Education

In relazione alle specifiche attività di onboarding che una realtà del settore Education può ritrovarsi a dover affrontare, una piattaforma di business process automation supporta gli operatori in attività come:

• Gestione dei dati: una onboarding platform raccoglie in modo automatizzato i dati, senza che sia necessario compiere manualmente operazioni di data entry. Una soluzione che riduce in modo notevole il rischio di errori umani o di perdere le informazioni.
• Ottimizzazione dei flussi documentale: la piattaforma gestisce e smista i documenti, generando inoltre la documentazione relativa ai casi specifici, come un contratto da attivare.
• Comunicazione e condivisione delle informazioni: tramite alert automatizzati tutte le parti possono ricevere aggiornamenti sullo stato della propria pratica, snellendo in modo ottimale così il flusso comunicativo ed evitando ulteriori effort al personale, sia verso l’esterno dell’organizzazione che in maniera verticale. In questo modo da un lato sarà sempre possibile avere sotto controllo l’iter e dall’altro si potranno chiedere e ricevere informazioni in modo rapido, tramite canali diretti.
• Controllo della sicurezza e verifica delle identità: la piattaforma permette verifiche accurate sulla documentazione e sui dati, consentendo l’identificazione sicura delle parti grazie all’impiego di soluzioni come la firma elettronica avanzata.

L’intero processo di onboarding può quindi essere digitalizzato, sin dall’invio di documenti e dati necessari all’avvio delle pratiche fino alla sottoscrizione di un contratto o un modulo, da effettuarsi in forma virtuale con la firma elettronica. In questo modo, la procedura risulterà comoda, sicura e semplice per tutte le parti coinvolte, permettendo alle organizzazioni e ai loro clienti di svolgere le pratiche burocratiche in modo più efficiente e veloce, così da far partire rapidamente le attività desiderate senza intoppi.