Processi di backoffice: come ottimizzare la gestione operativa aziendale

L’ottimizzazione dei processi di backoffice nell’ambito dell’industria delle telecomunicazioni e dei media è una risorsa importante per alleggerire il sovraccarico di lavoro degli uffici e snellire il workflow, soddisfacendo al contempo in modo rapido ed efficiente le richieste dei clienti. Smistamento della corrispondenza legata per esempio a contratti o reclami, invio di feedback, implementazione di un sistema di alert, analisi dei dati non strutturati sono tutte funzioni che una soluzione di BPA – Business Process Automation può svolgere, rivoluzionando le attività quotidiane e migliorando la capacità di risposta nei confronti degli utenti.

Telco e media, perché ottimizzare i processi di backoffice

Tra i più comuni processi di backoffice nell’ambito delle aziende del settore telecomunicazioni e media troviamo, per esempio, le attività di gestione delle pratiche contrattuali per i nuovi clienti.
È importante che le attività vengano svolte in modo preciso, rapido e fornendo responsi puntuali ai clienti. Si pensi, per esempio, a un utente che invia all’azienda un reclamo per un servizio telefonico richiesto e non attivato: per una customer experience positiva e di conseguenza per mantenere ottimi rapporti con la propria clientela e accrescere la propria brand reputation è importante dare risultati concreti evitando lunghe attese, confusione ed errori di processo che possono pregiudicare la buona risoluzione della problematica. Tutte situazioni che rischiano di compromettere la relazione tra cliente e azienda, con possibili perdite economiche.

La trasformazione digitale dei processi di backoffice e l’introduzione di tecnologie come soluzioni di BPA – Business Process Automation, permettono di superare questi fronti critici portando semplificazione, velocizzazione e sicurezza nelle attività di gestione delle pratiche contrattuali o di reclamo. Attraverso l’automatizzazione dei passaggi chiave dei processi di backoffice si riducono i tempi di lavorazione, le verifiche sono più accurate e si evitano errori che potrebbero palesarsi nel caso delle attività di data entry manuale da parte del personale.

Come la BPA ottimizza i processi di backoffice

Implementare una soluzione di Business Process Automation, basata su algoritmi di intelligenza artificiale e concretizzata attraverso l’applicazione di modelli di machine learning per l’analisi semantica, nella propria azienda del settore media e telecomunicazioni supporta la trasformazione digitale e l’ottimizzazione dei processi di backoffice attraverso, per esempio:

• La possibilità di gestire la documentazione in ingresso su più canali, come la e-mail tradizionale, la PEC, il telefono.
• Automatizzare i processi di analisi del contenuto, classificazione dei documenti e smistamento agli uffici competenti per la richiesta specifica contenuta nella documentazione, riducendo di conseguenza l’effort a carico degli operatori e anche i possibili errori umani.
• Monitoraggio costante dell’andamento delle attività, attraverso una dashboard di controllo che consente il tracciamento del processo e la verifica dello stato di avanzamento del lavoro.
• Organizzazione ordinata della documentazione in archivi digitali, in modo che sia facilmente accessibile e reperibile per essere consultata.
• Compliance alla normativa di settore garantita dai controlli e dalle verifiche svolte sui documenti: anche questo processo, utile soprattutto in fase di onboarding del cliente, può essere semplificato tramite la Business Process Automation.

La soluzione di Business Process Automation, di conseguenza, è in grado di semplificare il flusso di lavoro degli impiegati preposti alle attività di backoffice, fornendo output precisi, conformi e veloci. Le conseguenze principali sono l’ottimizzazione dell’operatività aziendale, resa più rapida ed efficiente grazie all’eliminazione di intoppi burocratici ed errori così come la riduzione dei tempi d’attesa per gli utenti e la loro soddisfazione nel veder le proprie istanze o eventuali reclami gestiti in modo efficace.